利用范围
    北华大学综合档案室现存原吉林师范学院,吉林医学院,吉林林学院,吉林电气化高等专科学校及合并后的北华大学五个全宗的档案，包括：
    党群类：主要有校党委、党总支及各部门工作计划、总结、会议记录；干部任免、党员及中层干部名册、党员组织关系介绍信存根;历次校党代会文件材料，党委委员、总支委员名单；校纪检、宣传、统战、工会、团的工作中形成的有关计划、总结等。
行政类：主要有学校及各部处工作计划，总结；校务委员会，校长办公会议记录、纪要；学校改制、更名的批文以及学校有关工作的请示、批复；机构设置及干部任免文件、专业技术职务评聘材料；教职工名册、统计表及教职工离职、到职通知；校学术委员会及各种委员会、领导小组名单；学科各职能部门规章制度；审计、总务工作中形成的文件。 　　
    教学类：包括全日制本专科教育、研究生教育、成人教育、师资培训等教育管理活动中形成的文件材料。主要有招生计划与总结、教育实习计划与总结、新生录取名册、招生专业介绍；毕业生分配计划与总结、分配统计表与分配名册、成人教育毕业文凭发放名册；学籍卡片、成绩表，学生先进个人、集体表彰及违纪处分、学籍处理决定，研究生学位授予决定；专业设置的请示、批复以及出国学习、进修等方面工作的请示、报告等。 　　
    科研类：主要包括科技统计年报表、科研管理文件、科研项目实验、鉴定、申报奖励、推广应用阶段材料。　　
    基建类：主要有基建计划、规划，有关基建投资、维修的请示批复，统计报表、工作总结。本校所建造的教学用房、生活用房及辅助用房过程中，围绕建筑单项工程所形成的可行性研究报告、设计、施工、验收、基建财务及工程管理等文字、图纸材料。
    仪器设备类：主要是设备管理工作中形成的报告、总结等管理性文件材料。 　　
    出版类：主要有上级有关出版工作方面的文件；选题计划表及上级批复等管理工作中形成的材料。北华大学学报编辑部出版的《北华大学学报》；古籍研究所出版的长白系列丛书等，高教研究所出版的《高教研究》。 　　
    外事类：主要包括本校举办国际学术会议的请示、报告、上级有关批件及有关会议总结报告；教师公派、自费出国参加会议、科研、讲学、留学以及延长期限的请示、报告、上级批件；聘请外国文教专家来校任教的请示、到职通知及来华申报表；校际交流访华团的请示，有关批件及有关来访情况汇报；延长和接受外国留学生的请示及批复等。 　　
    财会类：主要有学校财务工作计划、总结；财务工作请示、批复等管理性文件；会计决算报表、账簿、凭证及工资清册。
    声像类：学校党政领导出访、接待、出席会议等活动形成的主要声像材料；学校党代会、团代会等形成的有代表性的声像材料（开幕式、闭幕式主要领导讲话、代表发言等）；各级领导、著名人士等来校视察、参观、友好访问的主要声像材料；授予（聘请）校内外人员名誉职称等形成的主要声像材料；学校举办或参加社会有关部门举办的各类展览会、重大活动及校庆、教师等重大节日、纪念日形成的主要声像材料。
    实物类: 学校从事教学、科研、管理、学术活动以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。它包括历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品及签名用章；中央、省、市各级领导为学校所写的题词、签名和赠送的书画；学校不同时期的印章；学校从事教学、科研、各项工作取得重大成果所获的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖励证书（市级以上）；在国际交往中，国际友人赠送的珍贵礼品，包括特制纪念盘、纪念章、纪念币等；中外校友给母校的赠品；学校参加国家、省、市、举办的各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中所获得的奖旗、奖章及荣誉证书；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念章等（样品）。

                               利用要求
    1、北华大学室藏档案，为学校各职能部门及师生员工提供利用，外来人员利用档案需出示有效证件。
    2、综合档案室所存档案，一般应在档案室查阅。特殊情况需借出档案，须办理借阅手续，并限时归还，机密档案不外借。
    3、查阅档案，需由查阅人履行登记手续，填写《档案借阅登记簿》。利用方式包括室阅、摘抄、复印、借出等。
    4、查阅档案须小心轻翻，不得圈划、折叠、污损或涂改，不准拆卷或抽取卷内文件。
    5、摘录、复制、翻拍档案，需经档案工作人员同意。
    6、根据利用者的需要，可出具档案证明，并收取相应费用。
    7、档案借出一般不得过周，特殊需长期借出不得跨学期。如需延长借出时间，需办理续借手续。档案不向外单位借出。借阅档案者归还档案时，需经工作人员检查、核对所借档案办理归还手续。
    8、查阅档案、必须遵守档案安全保密制度。