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北华大学档案实体分类方案

一、编制目的

为了适应我校档案工作日益发展的需要,实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,进一步加强我校档案工作的科学管理,充分发挥我校档案的作用,更好地为学校工作和社会主义建设服务,特编制我校档案实体分类方案。

二、体系结构

本方案由编制说明和主表两部分组成。编制说明内容包括:编制目的、体系结构、类目设置、档号的编制以及关于几个问题的说明。 主表内容由类目、标识符号组成

(一)一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下: DQ 党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ 行政 主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。 JX 教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KY 科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP 产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称。

(二)二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大的原则统一情况下,我校根据具体情况对随机类目进行选择。例如:科学研究的二级类目,按学科或专业或项目设置。一经确定,不得随意变动。 二级类目的标识,采用“双位制”。如“综合”为“11”,其余二级类目依层次划位为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。

(三)三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,我校根据需要和可能,自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。

1、案卷从外观形式上,都采用A4标准。蓝黑墨水书写或微机打印。一定废除B5纸和油笔字。

2、立卷的文件材料一律去掉金属物,破损的文件材料一定要进行修补。小于B5纸的二分之一的文件材料要粘贴在标准的A4纸张上。大于A4的文件材料一律叠成手风琴式并做到右侧整齐。

3、卷内文件的排列要以文件自然形成规律(时间等因素)和有机联系(批复在前,请示在后)进行有序排列。

4、按排列好的顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在非装订线一侧的下角(右下角)。

5 、制做卷内文件目录。卷内文件目录一式三份。一份装在卷的首页,其余2份用于制作检索目录。卷内文件目录一律A4纸张,微机打印。制作时按提供的样式打印,不许随意变动间距。填写卷内文件目录时,档号一栏:填写完整的档号。档号由年度号、档案实体分类代号、二级类目代号、案卷号四部分组成。例教学档案,2002一JX14一01。保管期限一栏:按归档范围规定的填写永久或长期。顺序号一栏:从一开始,卷内有多少份文件,就排到多少号。文号一栏:填写原始发文时的文件号,从教学档案形成的规律看很少有,可以不填。责任者一栏:填写形成文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏:按原文件标题进行填写,原文件标题过长,可以压缩,但必需保持原意,原文件未有标题的,根据原文拟写标题。日期一栏:按原文件日期进行标注,原文件没有日期的要注明日期,日不清的注明月,月不清的注明年。其写法一律采用阿拉伯数字,年4位数、月2位数、日2位数,(竖排)。页号一栏:填写卷内文件的起始号,从1开始,最后一份文件填写起止号,(竖排)。卷内文件目录必须一页完成。

6、装订:总的要求是结实、整齐、美观。具体要求是10页以下可以不做脊背,超过10页必须做脊背。用线装订结实,线头藏在封三处,不许外露。装订时不许压字,凡压字的一律从新装订。

7、填写案卷封面。档号、起止日期、归档单位、保管期限、卷内共件张五栏,按卷内目录如实填写。

8、拟写案卷标题。案卷标题总的要求是要写的准确、精练(简明)、规范。便于查找和利用。会上举例讲解。

9、填写案卷封三(卷内备考表)。本卷情况说明一栏:有需要说明的就填写,无需要说明的可以不填写。立卷人一栏:要签上立卷人的名字。检查人一栏:由部门负责人签名。立卷时间一栏:如实填写,超越归档时限的,也如实填写。

10、印刷成形制品,可以不立卷。例自编出版教材等。档号标注在封面上,封面是塑光的,可标注在首页。卷内文件目录一式三份,其中一份可贴在首页。

11、案卷封面书写发生错误,应及时修正。其方法是用刀刮掉错误的字,重新书写,不许涂抹。错误两处以上,必需更换卷皮。

三、档号的编制

(一)档号是存取档案的代号,排架的依据。必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

(二)档号编制的原则 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(三)档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。我校的分类号由二级类目组成。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成为“DQ”;由二级类目组成为“DQ11”。

2、档号的模式。本分类方案规定为: 年度号+分类号+案卷号 由于我校库藏有多个全宗,原则上应在年度号前加全宗号,但由于我校是刚刚合并的院校,又不是档案馆,因此,全宗号暂不填写。标识到文件级的,还应在案卷号后面加件号。

3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间连接符号“――”连结。 例如:2000年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:2000――JK――23。

四、档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查找利用考虑,我校采取按一级类目――年代纵向排列。在同一年度号内按二级类目代号顺序排列。上架时按从上到下,从左到右的顺序排列。

五、关于实体分类中几个问题的处理

1、关于声像载体档案 声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为我校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普级,管理自动化程度的提高,其数量越来越多。重要性越来越明显。 从当前我校声像载体档案归档的内容看,基本不超出十个一级类目的范围,故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟做特殊处理,按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。 其编号模式为: 年度号+声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号 保管单位是声像档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒、也可以是张、件。 例如:某中央领导同志1999年来校视察,照片册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为:1999—SX11—23、1999—SX13—102。

2、关于教学类档案类目的划分 教学类档案是我校档案中数量最多的一部分。考虑到我校师资培训工作已纳入教务处,因此,在教学类增设二级类目19为师资培训。考虑到我校成人教育、职业技术学院将会产生很多文件材料,在教学类档案中增设二级类目21为成人教育、31为职业技术教育。考虑到我校研究生教育形成的文件材料不多,因此不单独设类,将形成的文件材料放入全日制本专科教育相应的二级类目中。

3、关于外事档案问题 外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他九个一级类目都包含有涉外内容,从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑,将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事“一级类目。




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